可靠的盘点是书店实现库存准确的开端，也是书店评估管理状况的重要手段。很多书店都非常重视盘点，认真对待盘点的整个过程，遗憾的是，每年仍有不少书店盘点失败。
九年来广智协助过很多书店盘点，主要的经验教训都归结到两个字：组织。组织工作的严密程度，直接决定盘点的速度和质量。不同规模和类型的书店，对组织工作有不同的要求，中小型单体书店的盘点组织工作比较简单，基本按软件流程执行就可以；大中型书店、连锁书店的盘点组织工作则比较复杂，人员分工和培训、货架整理和规划、盘点方法选择、设备筹备调试、事前事中监控等等，有许多地方需要注意。
下面我们将总结各地大中型书店、连锁书店的盘点经验，重点讨论盘前规划、盘中控制和盘后处理过程中一些值得注意的问题，并对不停业盘点、连锁店和首次盘点等特殊盘点进行概要性的讨论。
第一部分 盘点前的规划——好的开始是成功的一半
利用电脑进行盘点，如果事前没有根据实际情况做好严格的规划方案，准确率和效率可能比手工盘点还要低。严格的盘点规划是实现盘点准确的有力保障，正确的盘点方法能够提高盘点效率。
一、盘点场地的规划
很多书店的盘点失败是由于漏盘、重盘。发生漏盘、重盘的主要原因是缺乏盘前的场地规划，场地规划包括两方面：
1．合理分隔盘点区域。例如盘点分架时，最容易出错的是分架不明显的成堆的书，要注意创造空间位置明确分开；负责整理货架的人员应事先点数，样书摆放要方便盘点人员抽出和扫描，等等。
2．对划分的盘点区域进行表格跟踪和整体监控。有必要制定详细的货架总表来跟踪数据录入、确认、复核、抽查情况，以避免重盘和漏盘。
二、前期数据整理
未录入的手工单据、体外循环的图书等，应在盘点之前妥善处理，及时补录、辨别，以免在盘点的过程中出现差错。
比较复杂的是连锁书店的情况，要保证分店的图书信息、库存信息与系统主机保持一致，在盘点前应该先通过连锁系统跟系统主机进行完整的数据交换，保证跟系统主机的有关数据同步。所以当广智的服务工程师协助用户盘点时，就会帮助客户进行数据的比较和检查，保证有关的数据同步。
三、选择正确的盘点方法
就大多数用户而言，提高盘点效率的最有效方法是增加参加盘点的电脑或设备，因为盘点数据录入、复核过程很花时间，只有利用更多的电脑或设备进行数据录入才是有效缩减盘点时间的最好途径。
下面我们介绍三种大中型书店常用的盘点方法：
1．多机联网移动盘点
这是经过广智公司的多个大型客户成功验证过的方法，朴素而实用，非常值得向条件充足的用户推荐。利用足够长度的网线和电源线，可以把盘点的电脑与盘点主机联网起来，然后把盘点电脑放在书店常用的运书小推车上，用转接头把扫描器延伸得足够长，形成一个流动的“数据采集机”。这样，盘点电脑可以沿着货架流动地进行数据采集，由于已经和盘点主机连成局域网，盘点数据直接写入盘点主机，从而无需进行复杂的单机数据汇总和校验工作。
利用多机移动局域网联合盘点的模式，由于是在货架边采集数据，可以直接对重号书进行确认，节省了来回确认重号书的时间，也避免了初盘后因为要打印报表、复核等而来回走动的过程中发生的货架上的图书异常变动等事故。
不过，明显过长的网线和电源线总给人不安全的感觉，也很容易由于人为失误造成暂时的断网、断电事故，影响正常的盘点工作，所以这种模式必须是在盘点现场控制得很严格的前提下进行。最近，广智利用目前最新的移动网络技术成功实现了无线网络的应用，利用手提电脑和移动网络搭建没有线路限制的联网流动盘点平台，从而使盘点更加简单快捷。
2．专用盘点机移动盘点
使用专业的手持数据采集设备（以下简称盘点机）进行盘点是最方便最快捷的方法。盘点机是可以手持移动的数据采集器，集条码扫描和数据储存于一体，是各类型大型卖场、仓库的标准盘点设备。
国内图书重号现象严重是阻碍我国书业信息化进程的重要因素，这个问题同样也严重影响了利用盘点机进行盘点的效率。要避免在盘点时对重号书进行逐一确认，唯有对重号书重贴自编唯一条码。采用自编唯一条码后，盘点和销售时不再需要人工选择重号书，速度和准确性都得到很大提高。国内较大的书城多数都对重号书重贴了自编唯一条码。
如果由于各种条件限制，书店不使用自编唯一条码，那么在盘点时，必须对重号品种进行确认，这在前几年是书店最为棘手的问题。广智在八年前就支持利用盘点机进行盘点数据采集，当时的盘点机体积较大，数据储存量少，不能存放图书书目库，只能记录书号/自编号和盘点数量，所以采集数据导入到盘点主机后还要打印出重号书确认表，凭该表回到货架上进行重号书的复核、选定，时间和人力的浪费都很大。在这种模式下采用盘点机，其效率比上述多机联网移动盘点要低得多，因此广智遇到不采用自编唯一条码的用户，基本不推荐其使用盘点机。
现在由于技术的进步，局面出现了更大的改变。广智近期将推出的新款盘点机，能储存高达二十万种的图书资料，可以直接在盘点机上进行重号品种确认，不再需要打印报表返回货架确认，盘点效率得到了很大提高。可以说，由于这种新型盘点机的出现，不采用自编唯一条码的书店才将真正有机会采用盘点机进行盘点。
过去盘点机价格昂贵，往往只有实力比较雄厚的企业才有能力购买，而且购买的数量较少，反而限制了盘点速度。新型盘点机功能比原来强得多，价格却有相当的下降，并且广智可以对VIP和工程客户提供租赁服务，这对盘点机在书业的普及应用，可能是一个促进。
3．多单机联合盘点
这是没有技术人员的书店最常用的一种盘点方法，将其他部门的电脑直接搬到门市或仓库，在不联网情况下进行盘点，盘点结束后通过盘点软件将每台机的盘点数据进行收集汇总。这些电脑可以是移动的，也可以是固定的。
一般来说，与多机联网移动盘点相比，多单机联合盘点比较容易犯错误，风险会大一些。需要特别小心的是，最终把盘点原始数据汇总到盘点主机上的时候，必须由对业务系统相当熟悉的管理员去汇总盘点数据，并校验盘点数据的准确性。建议有需要采用多单机联合盘点的客户在操作前一定要详细跟广智的工程师咨询或直接购买广智的盘点服务。
第二部分 盘点期间的控制——做到有意识地检查和防范
一、对货架数据进行手工汇总复核
每个盘点货架复核完后，应该用表格将电脑上该架的总数量和总码洋抄下来。在本仓全部货架盘完后，就可手工汇总出全仓总库存，与电脑自动汇总的全仓库存数值核对。这样可以确保在更新库存、产生盈亏前不会因误操作或系统故障等情况而使原始盘点数据出现错误。
二、盘点期间的物流监控
盘点期间没有对物流走向进行事先筹划和严密监控，是书店很容易犯的错误，而且往往在盘点结束后，书店还不能意识到这个错误。这一点在规模较大的连锁书店中最为常见。
们来举个例子：一个有多个连锁店的用户对某分店进行盘点，盘点前从该用户的物流中心调拨一种新进图书到盘点门市，但由于该店盘点，所以物流中心没有把书运送到该门市，而电脑里却录入了这本书调往盘点门市的调拨单，而且有关的调拨数据在盘点前通过连锁系统发送到了盘点门市，由于货物实际没到，在盘点时没对这本书进行过点数录入，以致在盘点后，相关品种就直接产生了盘亏值。这种电脑数据与物流不一致的情况往往不是直接发生在盘点部门，所以是很难发现的，这就需要在盘点前要做好规划，除了严禁对盘点部门录入任何业务单据和发生货物流通外，还要求盘点部门接收和发送完整有效的数据，以保障盘点数据的准确性。
类似情况还有很多，比如：零售书店已录入销售业务单，但图书仍寄存在书店未取，如果没有明显分隔或说明，很容易把这些书也盘了等等，所以组织管理者应该同时对书店业务和电脑系统十分熟悉，并且小心谨慎、头脑清楚，尽量避免犯这些低级错误。
三、盘点期间的持续备份
由于盘点期间人的状态比较紧张，时间长了很容易发生差错，另外盘点现场往往比较混乱，断电、打翻等意外事故也常常遇到，因此在进行每一个重要操作之前，以及每一个阶段性的时间（例如盘完一个架），最好都执行数据备份。万一发生差错，还可以还原到操作前的状态。
第三部分 盘点后的数据处理——概念清晰最重要
很多用户认为，只要保证原始盘点数量正确，就可以算盘点成功了，殊不知在最后的汇总、生效和设置期初等关键环节，仍然存在影响盘点数据失真的隐患。
一、盘点数据汇总
这种风险存在于多单机联合盘点方式中。如果盘点数据漏交到盘点主机，或者主机收到的盘点数据跟原始数据有出入，且缺乏核对，虽然盘点时的数量是对的，一样会影响最后的库存生效结果。所以要求在主机收集各机的盘点数据时必须由专人负责核对接收结果。
二、库存生效
库存生效是盘点过程最关键的一步，执行之前，一定要周密检查，排除一切可能的遗漏或差错。库存生效前，必须首先运行“库存数据校验”功能，排除数据错乱等原因而导致的当前库存错误，才可以保证系统在生效库存时自动计算的盘盈亏数据（新旧库存对比）是真实可靠的。这个步骤往往被一些用户所忽略，而且事后很难查出。有鉴于此，广智在软件界面中已经作出适当的提示，希望能防止用户的疏忽。
除此之外，如果由于断电或系统错误等原因而中断了生效，在系统恢复正常后，必须把所有数据恢复到生效前的状态，才可重新进行生效。因此，在库存生效之前，必须先做一次所有数据的备份，以防万一。
还有一种情况是，有可能在生效后才发现某个品种的盘点数量录入错误，或者漏盘了某个品种。有些客户会直接在盘点系统中修改和补录，然后再做一次库存生效，我们不提倡这样做。如果只是少数品种出现差错，建议新增进货/退货单据做调整，并且向财务提交打印报表说明具体情况。
三、设置期初
盘点完成后，为了长久保存盘点的结果，作为阶段性的库存截止，并且避免日后出于任何原因而影响了当时正确的盘点结果，建议用户在盘点后马上设置期初。
在此有必要解释一下。之前我们在《书店如何实现库存准确》一文中已经强调过：电脑库存不是原始数据，而是二次数据，是根据原始单据和期初库存得到的计算值。盘点后最好马上设置期初，把当前的盘点结果作为日后计算库存的期初库存。设置期初后，即使对期初日前以前的单据进行修改或删除，对现在的库存也不会有任何影响，库存数据的可靠性就有了更好的保障。
第四部分 细说三种特殊盘点
一、首次盘点
很多用户以为，刚用软件管理或者新店开业前的盘点，在电脑中也必然使用盘点系统进行。其实这种理解是不正确的。因为利用盘点系统进行首次盘点，最终只能给用户提供正确的库存，但不能给用户带来业务中需要的成本数据和货物来源资料，而且会产生失真的盘盈数字（因为原来没有库存，盘点后所有品种全部盘盈）。所以我们在为新用户介绍系统的时候都会明确地向用户推荐，首次盘点应该采用“进货盘点”方式：
新开的书店，利用供应商的随货清单中的信息，如：图书信息、进货数量、进货折扣等，在进货业务中录入盘点数据。这样，系统中就有了统计成本的依据，也可以清楚地知道货物的来源，方便跟供应商结算。
已经在经营的书店，通过设置专门的进货供应商，例如“首次盘点”，把盘点数据通过进货单录入，进货折扣录入平均值或最后一次进货的折扣，才可以统计得到库存实洋，并且为退货提供折扣依据。
二、连锁店盘点
我们这里说的连锁管理是指同库形式的紧密连锁（总部和分店使用同一套书目库）。对于连锁店的盘点，数据的处理非常重要，要根据实际情况区别对待。这里分两种情况论述：
1．库存以总部服务器为准
这种模式比较适合于同城连锁。在这种盘点模式下，连锁分店的主机只需起到盘点数据采集的作用，采集后的盘点数据和新书信息上交到总部的系统主机，由系统主机作库存生效，生效后，直接把系统主机的数据通过数据恢复或者连锁系统覆盖分店主机的数据。采取这种模式需要注意的是，分店的营业数据一定要确认全部上交到系统主机，否则被系统主机的数据覆盖后将会丢失未上交的营业数据，因此在盘点前就需要做好检查工作。
2．库存以分店主机为准
这种管理模式比较适合于分店不在同一城市的异地连锁管理。在这种盘点模式下，其关键是要保证分店和总部的相应数据高度同步。盘点数据采集完成后，直接在分店主机上进行库存生效，然后把本仓生成的盘盈亏通过连锁系统上交到系统主机，要注意把新增和修改过的图书资料一并上交，以保证总部和分店两边的相应数据同步。
无论是哪种情况，如果分店的数据跟总部对应仓库的数据不能保持一致，也就失去了连锁管理的意义。用户可以向软件供应商寻求这方面的协助。
三、不停业盘点
不停业盘点可以最大限度地降低用户在盘点期间的经营损失。如果能够严格依照有关流程和原则进行操作，不但可以准确有序地完成一个门市不停业盘点，还可以延伸到多门市同时不停业盘点。
进行不停业盘点的时候，仓库之间的物流和数据流的管理变得尤为重要，规划清楚后，要严密做好管理和控制工作。另外还要合理地进行顾客流动路线的规划以及盘点的顺序规划，避免发生不同区域图书混拿混放的情况。
不停业盘点的复杂程度和对人员、管理的要求都较高，如果缺乏有效的规划和妥善的管理，就容易导致盘点失败，反而增加了业务损失，因此，不停业盘点不合适用户自学和自行摸索。我们建议需要不停业盘点的书店参加我们与发协合办的中高级培训班，听培训讲师详细讲解不停业盘点的流程和注意事项。在我们认可贵店电脑管理人员的理解程度，并审查贵店的盘点计划的基础上，再进行不停业盘点。
有条件的VIP及工程用户，最好能在第一次实施不停业盘点时邀请广智上门指导及监控，取得第一手的成功经验后，再独立进行不停业盘点。
总结
在书店的电脑管理应用中，盘点是多数用户感到陌生的环节。本文对盘点涉及的一些常见问题进行了初步讨论，希望能为大中型书店和连锁书店的电脑应用部门提供一些框架性的思路。
用户与软件公司保持密切的交流，是怎么强调都不过分的。过去，我们为用户提供过无数的盘点方案和指导，也培训出了很多熟练掌握盘点流程的信息主管。但每年仍然有不少规模不小的用户，在没有充分了解系统，也没有跟我们充分交流的情况下就匆匆开始盘点，这样的盘点常常会出现“微观精确，宏观偏差”之类的问题，而且一旦出现问题，影响面会很大，并且持续时间长。
我们非常希望每位读到本文的电脑应用负责人，对书店盘点的复杂性和“艺术性”有更深刻的认识，在将来盘点时，与我们及时联络、充分交流，共同把盘点工作做得更细、更好。
附：广智提供的盘点服务
1．审查用户的盘点方案：免费，所有用户
2．为用户制定盘点方案：收费，所有用户
3．上门进行盘点指导和盘点监控：收费， VIP及工程用户
4．出租盘点设备（临时加密狗、盘点机、无线流动网络等）：收费， VIP及工程用户
5．架设无线联网流动盘点平台：收费， 所有用户
详细情况请联络市场部。