根据公司的安排，12月13日我陪同广州学而优书店的黄仕忠教授、珠海文华书店的李锦志经理及两家书店的电脑部、业务部经理，一起到佛山市新华书店参观其信息系统应用的情况。佛山市新华书店是广智的老用户，由于组织这种参观活动还是第一次，心里仍不免有些忐忑。
电脑部主任谭锦辉热情地接待了我们。 小谭详细介绍了整个佛山市店的组成及应用规模，其中最吸引大家的莫过于佛山市店办公室与其10公里外的仓库物流中心的联网方式了。半年前佛山市店的仓库和办公室在同一建筑物内，随着业务不断扩大，加之城区内物业价格不断上涨，佛山市店在距办公室10公里的城郊买了近7亩地建起了一个物流中心。市店非常重视物流中心数据的及时和准确性，不惜花费每月3000多元的费用租用了一条10兆的光纤，连接物流中心与办公室，实现了两地的实时联网，不仅为业务部门提供了及时和准确的数据，也减少了电脑部维护的工作量。物流中心 物流中心占地近7亩，由3个室内仓库和一个近300平方米的露天操场组成，其中一个室内仓改建成办公室、机房和员工休息室。
我们到达时，中间一个仓库有近10名员工正在核点进货图书，仓内图书看起来库存不多。据小谭解释，因为是以零售为主的业务形式，所以库存不会积压太多，一般书在到货一个工作日内就可以分发到下面的门市，而门市的退货也会很快处理掉。物流中心包括操作员在内只有13名工作人员。佛山6个门市，要负责所有的进货、调拨和退货等工作，13个人就能完成如此大的工作量，众人不禁流露出佩服的表情。 小谭向我们介绍了物流中心的管理主任温大姐。他说：“物流中心是按照她们现有的一套操作管理制度在走，制度上很多问题都是首先在她们这里发现的，而且软件本身的一些不足的地方也是第一个从物流中心反馈出来，再由电脑部反馈给广智公司。”
物流中心采用“量化管理”，每个工作流程都进行时间的登记，能够很好地监控大家的工作进度，所以货物可以在最短的时间内到达下一流程。 进货 进货验收看似简单，但也有不少窍门。大家看到仓库员工仔细地对每批货进行勾对验收，然后再将若干进货按同一批次号进行电脑录入，再由电脑操作员按照同一批次号的进货单进行分发。两家书店的管理人员对着一张门市领书单，慢慢领悟到了这种按批次操作的便捷性。黄教授很兴奋地跟管理员说：“我们是跟着不同的进货来打单，使得这些单都很混乱，如果按照这种方式就可以一张打印出来了。” 进到电脑室里，操作员正好在录一张进货单，我们发现他很认真地在进货操作里对图书资料进行核对，有人提问：“是所有图书都会再核对吗？”该操作员回答说不用，一般是抽检，或者利用进货单下面的图书信息核对出版日期，比如年份都在2002 年就基本不用，如果年份在1999年或2000年就进去看看，并修改出版日期和版次等资料。
分发 分发的工作并没有在物流中心直接进行。小谭解释说：“因为业务员要进行业务考核，所以都想把自己的书往好销的门市分发，这个判断就不是操作员能做到的，所以分发的工作由业务员自己进行，为此还要求广智公司专门独立开发了一个业务员专用的分发程序，方便业务使用。” 在调拨过程中佛山有一种做法也是很吸引大家的，物流中心本仓发生调拨，必须在打印出的调拨单上写清电脑里本仓该书的调拨后库存，仓务人员到对应架拣好书后还要核对实物货存和调拨单的电脑库存是否相同，如果发现有不符的情况，一定会翻查上一次调拨操作的仓务人员，并追究责任。这个工作很大程度上帮助物流中心保障了库存的准确。
关于退货，佛山的流程是：业务发出退货指令，同时通知物流中心和各门市，物流中心一次为该退货订出一个批次号，并要求各门市在调拨单备注里打入该批次号，然后所有门市同时到的书都是同一个批次，物流中心就不需要去查看这批货是从哪个门市来的，只需核对批次号，按批次号验收即可。这种方法的应用大大节省了劳动力，并使运作流程更简单。温主任说：“以前退货，每个门市都同时来书乱七八糟，还担心要再把他们的书分开验收，现在用这种方法简单多了。”
在物流中心的参观，给大家留下了深刻的印象。佛山市店一环扣一环的业务流程，不但带来信息系统的高可靠性，也为书店带来很高的工作效率。 书城 佛山书城租用佛山图书馆地下2000多平方米作为卖场，年销售3000多万。由于制度比较健全，2300平方米的整个卖场只用了60多人进行管理，而且书城在没有采用防盗设备的情况下，保持了相当低的盘亏率。
信息系统 佛山市店的信息系统运转顺畅，各部门的工作都十分依赖电脑。业务部的所有工作都是靠电脑的统计数据开展的，财务部也直接参考广智系统的统计数字进行工作。 对于信息系统的应用，两家书店都提了不少问题，小谭详细介绍了佛山市店的经验。谈到的方面很多，以下只摘录比较重要的几点：
1．怎样保证库存准确
小谭认为，书店要针对操作上的问题制订相关的操作流程和制度，确保每个员工能严格执行，以保证数据准确。各项原始数据准确了，库存自然就会准确。小谭介绍了佛山市店如何借助财务人员的日常及每月对帐的工作进行数据一致性监控的做法。在日常工作中，门市财务每日上交的销售情况表到办公室主财务部门后，财务部门立即从办公室主服务器电脑中统计数字和门市财务的报表核对；到了月结的时候，各门市再一次从他们的门市数据库中提取进、销、转、存等统计数字上交财务部门，财务部则再在主服务器中统计相关数据核对，这两个工作就能够很好地监控主服务器数据和各门市数据的一致了。
佛山市店在实际工作中发现，出现统计数据不相符往往是由于各部门事后对原单据进行修改而产生的，这说明“打印后锁单”非常必要。因此他们利用广智软件“打印后锁单”的功能来限制操作员的修改，防止错误的发生。小谭强调，为了保证库存的准确，必须对重号图书使用唯一码，否则零售一定会出现销售人员选错书的情况。
2．流程制度的建立及监控
小谭介绍说，制度的制定是由多个部门在长期的实际应用中总结出来的，电脑部协助各部门的制度执行，并每年定期提供培训和考核。 监控也是由各部门通过应用流程和制度进行的，例如：每日销售，就是通过本部门财务收取销售现金与电脑核对进行监控，如果发现问题也还是由本部门内部解决。实际上现在电脑部日常工作是比较轻松的。
3．音像、文具的管理
佛山市店也是刚开始使用广智软件对文具等（他们称为多种经营）的商品进行管理，所以谈到这里大家都把自己的经验拿了出来。如：佛山的文具管理是以同商品同自编码统一采用同销价的方式进行管理，而文华则是采用同商品但如果进销价不同，则用不同自编号管理的方法。由于这两种方法各有优缺点，均不能满足多层面的管理要求，所以最终没有定论。大家都表示应该在应用成熟后多加强沟通，互相学习各自的先进经验。
佛山市店使用广智软件6年，已经充分领悟到电脑管理的精髓和优越性，成为我们公司一个很典型的模范用户。他们将一整套的业务流程结合到软件应用中，形成了一套比较完善的管理制度，一环扣一环，使得软件的应用制度化、习惯化，最终结果就是为整个业务流程提供了及时可靠的信息源，有效地促进了业务的发展。
编者按： 佛山市新华书店是97年1月在佛山书城开张时开始使用广智的，起初的应用并不顺利，不但库存不准，而且系统经常出现各种问题。佛山市店和广智公司双方都十分头痛，经常坐在一起开会研究怎样解决，但一直效果不大，市店领导甚至产生了更换软件的想法。事情的转机是从98年谭锦辉从门市调任微机室主任开始的。小谭是个大专生、党员，十分认真敬业，当时对电脑并不太熟悉，但具备良好的管理及协调素质，而且对书店业务相当了解。小谭负责微机室后，根据广智的建议，用三个月左右时间将架上所有品种在电脑中过了一遍，一方面检查录入资料是否正确，另一方面为所有重号品种制作了唯一码。使用唯一码是大型门市库存准确的前提，但当时很多书店不愿意按照广智的建议去做。小谭实施之后，效果十分显著，门市的库存准确率立即得到了大幅度提高，销售速度和盘点速度也加快了不少。
与此同时，佛山市店重新确定了录入人员的操作流程，将录入效率和差错率与录入员的收入挂钩。这不但使图书的上架效率得到了提高，差错率也明显减少。 连锁交换原来也是佛山市店一个经常出问题的地方。小谭与广智一同设计了一套数据交换执行规范，对服务器何时下传书目、门市何时上交数据进行了明确规定，让微机室的几个录入员分别负责督促检查数个门市的交换情况，并定时核对数据量。经过这些调整后，连锁门市和总部的数据交换立即通畅起来，再没有出现数据遗漏，或交换不及时的现象。
99年广智发展了不停业盘点技术，小谭是第一批掌握该技术的电脑管理员。现在佛山市店门市盘点不但特别快，而且营业很少受到影响，近年来盘点已经不需要广智提供意见，反而是广智公司每年都派新员工去进行盘点实习。像佛山市新华书店这样，在领导支持的前提下，某个信息部门负责人上任后，通过与软件公司的配合大幅度提高书店应用水平的，在广智用户中并非少见。因此我们非常强调有一定应用规模的用户，一定要提高对信息部门负责人的定位，安排具有适当素质的员工担任此重要岗位。