月初，接公司任务，到茂名市茂南书城协助客户进行盘点。下面就结合这次盘点实操，来谈谈书店的盘点流程。
基本情况：
批发部：占地300平方米 / 4+1台系统进行盘点 / 15个工作人员 / 3000个品种；外加80平方米整包库存，教辅类图书为主，品种库存量差别较大，品种摆放无序。
盘点时间：初步估计耗时2天；
书城： 占地2000平方米 / 4+2台系统进行盘点 / 30个工作人员 / 10000个品种 ；内含一个大型音像、文具专柜，品种综合分类，摆放整齐。
盘点时间：初步估计耗时3天；
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盘前分析：(注意事项)
1、分析实际情况以确定盘点方式，因为该店盘点的书的种类比较多，分布集中，盘点时间短，需要流程简单等情况，故初步建议在盘点时使用多机联网移动盘点，考虑把其他地方的机器搬到盘点仓协助盘点。
2、盘点仓必须停业，决不可以有任何图书进出，包括进货、销售和转仓。盘点过程中如果确实需要开单/进出库存，可以对该品种进行认真登记核实，待盘点完再执行操作。
3、备份很重要，盘点前必须做好盘前备份，盘点后也要马上做好新库存生效那一刻的备份。盘点过程中的盘点数据也要经常备份，一个架号初盘完成后可备份一次。
4、盘点前需要确记需要执行“通用数据校验”和清空“历史盘点数”。完成一个盘点仓盘点工作时切勿将相应的盘点数据清掉。应该保留已经确认的数据继续盘点下一个仓库。
5、盘点前请详细阅读说明书有关盘点的章节。
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盘前准备工作：
1、把工作人员分组：建议３～４个人一组：1录入+2清点+1送书（其中１个组长）
一般来说每组盘点至少2人，建议4个人。分派好各组相关的负责人员。
方案一：每组3人，分成4组，合计12个人员参加到工作中。
方案二：每组3人，分成5组，合计15个人员参加到工作中。
方案三：每组4人，分成4组，合计16个人员参加到工作中。
盘点过程分为整理、初次清点、取样、录入、打印复核、2次修改、抽查、初步确认几个阶段。初点和复核要求不能使同一组，至少不能同一个工作人员进行。盘点的时候，需要有点数的人，当有相当架号的图书点完后，打印报表开始复核工作，也需要安排相应的复核人员到位进行复核工作。
2、初步确定整个仓库分为N个书架。（逐个书架按顺序盘点）
每个小组负责若干个书架，值得注意的是同一个书架的盘点只能由一个小组完成。建议分成的书架数是小组数量的倍数，如果无法实现，每个小组所负责的图书品种应该大致相同，这样可以平均分配工作量。注意是每个书架的品种不要超过350个。因为品种数适中的好处在于可以使盘点人员提高兴奋度，从而不容易出错。
对各个书架进行明显的编号和分隔。建议用大张纸分别贴在不同的书架上，以做区分。如果在仓库中盘点，没有明确的书架分开，则可使用红绳将仓库中的图书进行分组，此时注意分组的图书不要压在红绳上面，特别对分组不明显的书架要多贴标记加以区分。
盘点分架时，最容易出错的是分架不明显的成堆的书。要注意创造空间位置明确分开。书架底层抽屉之类的位置摊出来点数的书，很容易点错，复核也易错。最好事先清理，能上架就上架，能归仓就归仓，减少货架下层的藏书，或者用明显的分隔物隔开。有条件的话可以把它们集中在一个地方。在包里还没有拆包的书，也要拆开点数，对于大量包装好图书而又无法全部拆包的，必须仔细清点，认真记录数量，并且多次核查。负责整理货架的人员应该事先清点品种。
3、盘点前必须先做好图书的整理。
把相同品种的图书放在同一个书架内，并且把书整理排列好，同一品种的图书需要集中放在一起，每一个品种的图书选出一个样书，样书横放或突出处理，同时在样书中夹一张小字条，写上这种书在这个书架上的数量和所属架号，注意样书方便抽取。
将每种书的数量写在专门的小纸条上，夹在样书里，则每一个品种的图书需要一张小纸条用于记录该书的数量；另外一种方法是不用小纸条，而是将该品种的图书数量用铅笔记录在样书的末页，每次查看样书的末页确定该品种数目。
样书的位置应方便盘点人员抽出和扫描。整理货架时，如果数量比较大，最好是5本、10本作一记号以方便盘点人员点数，提高盘点速度。
注意事项：样书在所属的小纸条标写数量时，必须标记为“N本”或“N + n”，其中N为该样书数量，n为该样书所属架号，不能单独只标记该品种数量，避免因小纸条摆放位置的改变的造成盘点数量不清晰，如18和81。而且有必要由录入员在已录入的样书纸条上打上“√”号，此举方便配送人员检查样书录入。
4、处理特殊品种的图书资料。
如果库存中存在图书是“已开电脑批销单（或是转仓单）但未发书”、“已经到货但是还没有开进货（或是转仓单）”的情况，（也就是电脑库存中已增减但是实际尚未移动），请把该品种分开摆放，注意不要把同其他品种的书摆放在一起以免误盘在现有库存中。该部分品种可以等到盘点完毕后再开单，或单独进行处理。
5、合并相同品种的图书资料，执行重录书处理。
由于广智系统在长期的使用后，难免会因为人为手工重复录入或连锁交换等因素造成数据库中存在相同品种的图书资料，该资料的大量存在，会造成营业数据和库存数据的不一置，不方便品种库存管理。因此，有必要在盘点前对该部分的图书资料进行合并处理，以此处理相关重名重号重品种的图书资料，同时也将减少盘点过程的工作量，提高盘点的数据准确性。
该部分操作可在“图书资料”的“重录书处理”中执行。
6、对每台进行盘点的电脑主机进行明确的分工。
让每台电脑单独对仓库的固定架号进行盘点。即一台电脑单独负责某些架号。而且将其所负责的盘点架号用标签打印后，贴在该主机显示器下方。
标签内容为：盘点架号+盘点品种数量+初始确认+复核确认+抽查通过。
7、检查盘点电脑的状态，执行“压缩数据库”。
保证每台电脑都在正常状态下使用，如果机器出现不稳定的情况，一定要先及时处理，不要勉强使用，同时执行“压缩数据库”的目的是压缩日志文件，以此提高广智软件正常运行速度，又能提高数据库备份和恢复的成功率。
重点：保证图书资料完整。盘点形式将采用多机联网盘点，因此必须保证网络设备完好。特别要注意电源，最好每一台盘点电脑都配一台不间断电源（UPS），强烈要求服务器一定要有一个UPS。注意事项：
1、确定联网机的本机代号都不相同。
2、每一台机器盘点不同的架，同一个架只能在同一台机器上盘点。
8、检查数据，对数据库库存数执行“通用数据校验”和“营业数据校验”。
注意检查广智系统中，是否有差错的单据，或者需要修改的数据。类似“已开批销单但未发书”之类单据，防止盘点后重复开单或修改单据。
检查是否存在“其他仓库调拨过来的书尚未到货”，如果没有到货，要把该调拨单的内容当作盘点记录录到一个架里；如果这些书已到货，要放在未盘点区域，参与盘点。
9、清除广智软件的历史盘点数。
先执行盘点功能的“数据初始化”，清除掉练习或旧有的盘点数据。以防止原有存在旧数据造成盘点数据不正确，影响盘点结果。
10、备份的完整数据库（原格式备份）。
备份数据后，新建一个“盘点前”的文件夹，把系统退出备份的文件拷贝到此文件夹中，或将数据库备份文件转移到其他硬盘，建议做两个压缩格式备份。此举可更好保证数据库在盘点前的安全性，以防盘点业务出错破坏数据。
请注意备份前执行登陆菜单“数据库管理”中的“数据库压缩”。
11、检查升级广智软件的版本。
通过检查广智软件的系统版本、盘点版本、数据库版本，可避免由于软件问题导致的盘点过程出错现象，特别是建议客户有必要的去升级盘点补丁“PanDian.gzd”文件。
12、准备一张“盘点监控单”，落实责任，相关操作完成后责任人签名。
开始盘点前，打印好“盘点监控单”，该单由相关负责人管理，落实，监督。
注意盘点工作做到以小组为单位，有组长对该组的成员以及盘点结果负责，每一步分工做到责任到人，以每一个逻辑书架为盘点单元执行。
有必要将“盘点监控单”由组长监督填写或贴在该小组盘点电脑的显示器侧壁。
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执行盘点：
盘点过程必须按照操作流程，以小组为单位，逐个架号顺序落实完成。按照当前架号，逐个品种图书进行扫描录入。等到完整盘点完一个架号的所有品种，再进行另一个书架品种的盘点。盘点确认完该小组的所有书架再核查。
盘点过程对“整理、清点、取样、录入”四项工作一定要分工明确，责任落实。有必要建立以组长为主要负责人的分组负责制度。特别是执行该流程要建立在前期准备工作充分完成的情况下，尽量发挥员工的工作积极性，加强监督，避免部分员工工作不认真不投入现象。
注意事项：
1、盘点录入时注意要同一个书架的内容规定在固定一台电脑里录入，而且同一个书架的所有品种的盘点过程必须固定由一个盘点小组完成。
2、如果盘点发现新书资料，可统一在主机上录入新书资料，或者盘点完后再统一进行处理。
注意盘点录入时盘点系统的“仓号”和所盘仓“仓号”一致，盘点“架号”要和准备工作中划分的架号一致，而且录入过程一个架要始终在同一台电脑中录入。
3、盘点过程注意重号书的选择及盘点新书的补录：录入时遇到同号书要在屏幕左下角选所盘书对应书名，并注意屏幕右下角选择书的数量和上方一致。
4、遇到扫进去而没找到的书可能是新书，要通过书名关键字等条件在“书检索”查一下确认是否是漏录还是错录，然后回主系统修改或录入，有交换的客户修改图书资料或补录图书资料必须在交换服务器做，然后通过交换把通用数据交回盘点主机，再进行盘点录入。
5、由于盘点期间员工的状态比较紧张，而且长时间的重复工作容易产生差错，另外盘点现场往往比较混乱，断电、打翻等意外事故也常有发生，因此在进行每一个重要操作之前，以及每一个阶段性的时间，最好都执行数据备份。以防发生差错，可以还原到操作前的状态。
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执行盘点初始确认：
（菜单：数据处理－初始确认）
录入完成一个架的品种内容后，即必须进行一次当前架号的“初始确认”。为了保证数据安全性，防止突发事故导致盘点数据被破坏，建议每确认一个架做一次“盘点资料备份”。
同时在“初始确认”后，检查部分未确认的品种，根据实际情况分析未确认原因，具体进一步调整盘点数据，直到当前架全部图书确认完毕。
注意事项：
1、盘点初始确认过程要“多备份少确认”，特别是多工作站联网盘点，避免多个工作站同时确认盘点时造成服务器死机。
2、在刚开始盘点初始确认时，由于录入员操作不熟悉，经常出现部分图书品种无法确认现象，该现象通常是发生在该品种一号多书造成的图书确认不匹配或者该品种总盘点数与各品种数量不一致造成的，必须结合实际情况进行排除，手工再次确认。
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执行盘点复核：
初始确认后，打印出“已确认图书”清单，重新上架进行复查。复核人员通过已打印的确认清单，对所属书架的图书进行逐一仔细复核，如发现与初始盘点的数量不一致必须仔细清点，确定数量后重新修正，并将盘点差错内容记录在“盘点差错表”中。
注意事项：
盘点复核和初始盘点工作不要由同一个操作员来完成，也可以采用不同的小组来进行复核。但注意落实责任制度。同时执行该操作时，可在完成初始盘点后，让所有小组成员都协助进行盘点复核工作，以提高整体的工作效率；或者利用之前组内分工中已提前完成个人工作的人员投入复核工作。
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执行盘点差错校正：
复核完成后，会产生盘点差错的数量，该内容必须明显的进行标记。并再次确认数量，确认完成后将正确数量修改到广智系统中。在首次盘点初始确认后的当前书架的列表中，找出所属的差错品种，给以更正核查数量。
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执行抽样复核：
小组内容复核完成后，由盘点项目负责人或经理执行该操作，对图书的部分品种进行复核，确保各个小组确定后的图书数量完全等于实际库存数。
此项工作目的在于检查盘点结果的有效性。由于人为的错误经常造成错盘漏盘，故必须结合做好盘点前落实明确的奖惩制度，如发现盘点不准现象，项目负责人应该追究相关责任人的过错，如果某小组或某书架盘点抽样复核结果不合格，必要时可勒令重盘。
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执行盘点最后确认：
执行菜单中“数据处理－最后确认”。该仓全部书架盘点初始确认，并且通过复核，差错校正后，执行盘点该仓库的“最后确认”。
注意一定要执行主程序“退出备份”和“盘点数据备份”，并把备份文件复制到新建的目录保存起来，新建目录叫“盘点生效前”。
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执行盘点生效：
盘点最后确认后，执行菜单中“数据处理－该仓库存生效”。
生效完可打印“盈亏对照表”，检查盈亏数。同时根据实际情况决定其他仓库的生效情况，多仓生效时必须确保各仓生效的原子性。
注意事项：
在执行盘点库存生效前一定要做好整个数据的备份以及盘点系统的备份，以保证数据安全，更可防止由于盘点过程操作疏忽造成的盘点不成功或结果不正确时，可进行数据恢复到现阶段进行数据再整理。
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设置期初日期：
盘点完成后，为了立即有效保存盘点的结果，作为阶段性的库存截止，并且避免日后出于任何原因而影响了当时正确的盘点结果，建议用户在盘点后马上设置期初。把当前准确的盘点结果作为日后计算库存的期初库存。设置期初后，即使对期初日前以前的单据进行修改或删除，对现在的库存也不会有任何影响，库存数据的可靠性就有了更好的保障。
统一某一天设置为期初日期，由于设置期初日期必须建立在当天尚未开单情况下，所以建议设置为盘点后的第二天为期初日期。而且设置期初日期后，该日期之前不允许继续下单。
注意，设置期初日期广智系统将自动执行“数据校验”，请确认盘点库存生效前是否执行过“通用数据校验”，如果之前尚未执行，容易造成盘点后库存不准。
盘点后注意事项：
1、盘点后如果发现有一部分书漏盘、错盘等情况的处理：设立名称为“库存调整（入库）”和“库存调整（出库）”的特殊业务。凡是库存数量需要增加的品种，对其做特殊业务“库存调整（调入）”处理，在相应仓库录入数量，使电脑库存达到实际数值；凡库存数量需要减少的品种，对其做特殊业务“库存调整（调出）”处理，在相应仓库录入数量，使电脑库存达到实际数值，并且注意在“备注”栏中注明库存调整理由。
2、盘点完成后，库存已生效并且设置完期初日期，同时检查品种库存清单和库存明细表。在正常情况下，由于盘点的业务原理，所有已通过盘点的仓库是不可能出现库存为负数的现象，如果用户在盘点后尚未执行其他库存相关业务时发现盘点仓库存在库存数量异常现象，必须认真加以对待，及时进行处理。该现象通常是由于盘点库存生效前没有执行“通用数据校验”导致的，由于设置起初日期系统又将自动重算库存资料，故造成该现象。
其解决的方法：通常建议用户将广智系统的数据库恢复到盘点数量完成但尚未库存生效前那一刻，然后通过对通用数据进行完整校验后再进行各仓库存生效。