作者：黄为东（广智科图软件有限公司总经理）
书店电脑应用必须基于库存的准确，如果电脑库存不准，连简单的库存预警都实现不了，诸如现金流控制等高级应用就更无法实现。库存准确是提高电脑应用层次的基础，如同健康是持续发展事业的基础。
在中等规模以及发展迅速的书店， “库存不准”或“库存亚准”（即大部分准确，少部分不准确）问题普遍存在。由于这些书店对电脑的依赖较大，“库存不准”或“库存亚准”严重影响其业务工作，给书店经营带来不少隐患。“库存不准”问题，不但刚开始应用电脑的书店会遇到，在有些已经应用了好几年的书店，仍然无法得到解决。
究竟是什么原因导致书店电脑库存不准确或亚准确呢？究竟怎样才能使电脑库存准确呢？要弄清楚这些问题，首先要理解库存在电脑中究竟是什么。
和大多数人的想象相反，库存不是原始数据
在电脑系统中，库存不是原始数据，而是根据原始单据和期初库存得到的计算值。
电脑的计算是很机械的，只要期初库存和原始单据是符合实际的，库存就一定会计算准确，甚至用数据工具把库存弄乱，只要期初库存和原始单据都在，经过重新计算后库存仍然会恢复正确的数值。
明白了这个道理，就很容易理解为什么书店的库存不准：这些书店电脑中的期初库存或者原始单据不符合实际。
库存不准多数是由管理或使用上的漏洞造成的。
如果某个书店库存数据与实际情况不相符，我们可以肯定地说，它的电脑中期初库存或者原始单据一定存在问题。造成问题的原因通常是管理上的漏洞或者使用不当，根据我们的统计，两者比例大约是7：3。
在大部分情况下，只需检查那些库存不正确的品种的进货历史、销售历史、退货历史和期初库存，就能发现库存不准的原因。这些品种的原始记录往往与实际业务值不符：缺漏、重录、数量录错、期初库存不对……通过逐一分析这些错误，可以发现很多管理或使用上的疏漏。
1）常见的管理漏洞包括：
工单没有及时补录进电脑
录入数据或修改数据缺乏复核
连锁交换控制不严导致数据迟交漏交
2）常见的使用不当包括：
盘点失误导致期初库存不准
失误的备份及恢复
没有及时备份数据导致电脑故障后只恢复部分数据
失误的数据删除。
识别“假象库存不准”，立即解决问题
因期初库存和原始单据不准确产生的电脑库存与实物不符，属于“真正的”库存不准，一般要等下次盘点才能纠正，而且纠正后必须做到管理和使用规范才可以保持库存始终正确。
还有一种“假象的”库存不准，它是由于系统环境或程序漏洞等外因造成的，只要原始数据准确完备，那么纠正环境后重新计算的库存，就会恢复准确。
如果书店遇到的是“假象库存不准”，只要与软件公司配合，解决起来是很容易的。
常见的“假象库存不准”有：
1） 计算库存的过程中由于程序环境或操作环境导致的计算出错（例如，如果用户在服务器上不适当地安装客户端软件，有可能影响其他工作站在服务器读写数据），只需要纠正程序环境或者改变环境，再进行“库存重算”或“数据效验”之类的操作，就可以将库存恢复正确数值。
2） 某张报表的某个地方有错误。软件商修正错误、更新程序后就可解决。通常软件商发布的升级版本都纠正了一些过去版本的错误，因此如果有可能，应定期登录软件商的网站，及时下载升级程序。
利用财务手工帐，核对电脑库存准确性
广智有句应用口诀叫做“财务复核参与深”。财务部门的参与，对电脑应用既是监督，也是补充。
我们建议书店财务人员形成对库存码洋进行进销登记的习惯。这样即使不依赖电脑，也可以随时知道实际的库存码洋余额，让管理者心中有数；财务手工登记的库存码洋余额是最准确可靠的数字，可以反过来检验电脑库存的准确性、检查电脑部门的工作水准。
大致的做法是：
1） 财务持续记录各仓的进、出码洋，以及库存码洋余额。
此库存码洋余额就是真实的实物库存情况，可以用来检查电脑库存的准确程度，并且当电脑库存由于某些原因失真时，管理层能够继续对本店的库存保持认知和控制。
2） 财务对电脑数据进行“累积指标的勾稽”
财务通过各部门上缴的汇总数，长期记录各仓的进、调、销、退、存数据。每月统计较长时间的数据（例如某仓过去6个月的调入数据），与电脑统计值进行核对。如果数据一致，或者每次核对的数据差值始终稳定，即表明相关的原始单据未受到修改、添补、删除。通过定期进行手工汇总数和电脑数据的核对和登记，可以确保本店的历史数据准确完备。
用最谨慎的态度对待盘点
准确的盘点是库存准确的开端。很多书店都十分重视盘点，认真地安排整个盘点过程，遗憾的是，每年都有些书店刚盘点完，电脑库存就不准确。
根据这些年来许多用户盘点的经验，我们认为最重要的是防止“微观上的精确，宏观上的偏差”。即所有细节都照顾得十分周到，整个过程花了很多心血，最后由于管理或控制上的某些疏忽，导致全盘尽失。
最常出现的失误是在库存更新时和到货分发时，由于电脑管理员的疏忽遗漏造成不可挽回的结果。以连锁店为例，盘点期间发生到货和分发时，如果由于疏忽，没有按要求将新货与正在盘点的仓库从实物到电脑数据均分开处理，就会导致新旧混合，盘点结果完全失真。类似的教训不少，尽管我们在用户盘点前反复提醒，每年仍会有一些用户犯错，导致全年的库存不准。
要避免出现“微观上的精确，宏观上的偏差”，维护员的认真负责、头脑清楚十分重要。另外书店最好在盘点前多向软件公司咨询，把盘点计划写出来，发给软件公司审查。
广智为大书店提供“上门协助盘点”服务，帮助业务比较复杂、对电脑管理员要求较高的书店进行盘点。希望这种服务能帮助更多的书店建立库存准确的开端。
正视“库存不准”，内外配合积极克服
库存准确不会自己实现，也不是靠软件公司去实现的，必须通过书店自身努力，在人才、管理方面进行充足的配合来达到。人才、管理、领导对于电脑应用的重要性，如同饮食、劳逸、心态对于健康的重要性一样。
解决库存不准顽症，决心和动力是关键。同时，外部支持也是必要的。决心克服“库存不准”问题的书店，可以从广智取得流程制度完善、领导层培训、维护员选拔等多方面的外部援助。广智的“工程服务”是一种包括上门调研、流程重组、系统培训等在内的实施顾问服务，如果书店领导比较重视，并且能够密切配合，实施效果一般是比较理想的。
由库存准确性问题引发管理层面的思考
广智在自己的“广智客户关系管理系统”（gzCRM）中开发了一套客户评估模块，对用户的现有条件和电脑应用水平进行评分，从中寻找规律性。
评分项目包括：企业管理者对电脑应用的认识水平、企业管理者对电脑应用的介入深度、企业管理者的电脑技能、系统管理员的聪明才智、系统管理员的责任心、系统管理员的电脑技能、硬件及网络的情况、内部管理的水平、当地书业的电脑应用水平、所属业务群体的电脑应用水平、中层干部的电脑技能、中层干部对电脑应用的认识水平、应用时间的长短、是否应用过其他软件、是否有第三方应用顾问等等。
我们的评分和分析还远未完成，但已经可以看到初步的分析结果。根据相关指数显示，对书店电脑应用水平影响最大的项目依次是：
1. 系统管理员的聪明才智（0.87）
2. 企业管理者对电脑应用的认识水平（0.81）
3. 系统管理员的电脑技能（0.68）
4. 内部管理的水平（0.64）
分析结果与我们一直以来的感觉相当接近：电脑管理员的素质越高，企业老总对电脑应用的认识越深刻，书店的电脑管理就实施得越好。
电脑应用的过程是螺旋上升的过程，随着书店认识的深化、应用经验的积累和配套管理制度的完善，书店的电脑应用层次将会不断提高，所遇到的问题也将逐步得以克服。在这个过程中，我们认为最重要有两点：
1．书店领导人不能把事情简单地交出去，一定要经常亲自与广智互动交流，不断加深对电脑应用的认识，同时让广智了解书店的需要和难处，及时地提供建议与配合；
2．要重视电脑管理员的选拔。“三分软件七分用”，是否拥有一个头脑清楚、认真负责、熟悉业务的电脑管理人员，很大程度上决定了书店电脑应用的顺利与否、成功与否。