接到去南国书店服务的任务很突然，据说书店软件应用的情况不好，单据很乱而且库存不准。我需要查清问题所在，并给出解决方案。 南国书店是南宁市最大的民营书店，在当地很有影响力。到了书店，蒲总很热情地接待了我。没有浪费太多时间，我们直接进入了正题。蒲总叫来书店网管小温和一名业务主管，我们开始坐下来分析书店所出现的问题。

   “能不能跟我讲一下你们书店现都有哪些问题？”我问小温。 “问题很多，主要是库存不准，数据也交换不了，交换时会出错，仓库都看不到数据。”小温简单概括了一下。

   对于这样的问题，我马上意识到应该是他们业务流程中的某些环节出了问题，而且不同店之间可能存在修改基础资料的情况。“那你讲一下你们店现在的应用模式吧。”我继续问小温。 “我们现在一共有一个仓库，三个零售门市和一个批发门市，全部使用连锁管理，服务器在仓库，其他店都是工作站。仓库库存基本正确，但其他店的库存很乱。一个月前，仓库就接收不到门市的数据了，现在基本上只是门市接收仓库的数据。”听到这里，我想这样肯定会出问题，服务器接收不到数据库存怎么可能准呢？ “那你们仓库和门市互相调拨是怎么实现的？”我问。 “仓库调拨到门市要开调拨单，书到了门市后，门市再开一张调拨单才允许接收货物。门市向仓库调拨也是这样。不论调出还是调入都要开调拨单的。”我想这就是库存不准的主要原因之一，工作站接收仓库的调拨单和自己开的调拨单重复，库存肯定会出问题。看来他们对我们系统的交换机制根本没有掌握。

   “这里就出了问题，仓库开了调拨单的同时各仓的库存就已经发生了变化，这时只要将这些调拨单通过交换系统交换到门市，就可以增加门市的库存。但你们又在门市开了同样的调拨单，库存肯定会增加一倍。在系统中看到的本仓库存自然不准。”我向他们解释道，“但仓库没有接收过门市的数据，所以仓库本身的库存是准确的。” 听完后，网管和业务主管面面相觑。“我们当时就想这样做可能不好，不过后来被要求这样，也就只能这样做了。”业务说道。在一旁的蒲总想了一会，在本子上记了下来。 接下来的时间里我们一起将书店的业务流程重新做了整理，从中也发现了不少问题。根据接触这么多书店的经验，我向他们提出了合理的建议。在此过程中，我们讨论得很激烈，统一了想法后，我们几个人一起制定出了一套书店业务流程，并要求蒲总严格执行下去。

   后来我在仓库试着接收门市的数据，有很多单据接收不到，原因在于工作站修改了很多基础数据，其中包括供应商和客户资料。我又查看了系统里的人员权限设置，发现很多操作员都有修改资料和单据的权限。于是我告诉蒲总和小温：“为了避免多点多人修改数据而导致的数据混乱和交换不成功的情况，建议将修改权限严格控制，只允许几个负责人拥有修改权限，而且各个分店一旦将数据交换到仓库后就要求禁止再对相关单据进行修改，所有交换后的修改一律在服务器上进行。虽然我们的系统里边有相关机制可以允许工作站更新服务器的数据，但在没有熟练掌握之前最好从制度上严格控制。”

   晚上，我将他们各店的数据进行了合并，统一数据以保证他们今后正常使用。同时还向网管指出了主要工作内容，要求他定期进行库存的抽查，发现问题及时处理、找到原因并追究当事人的责任。

   我们经常说“三分软件七分用”，软件只是一个操作平台，能够提供方便快捷的操作和管理，但软件使用者本身始终是起决定作用的。能否用好一套软件，也要看领导是否给予足够的支持，并亲自参与其中。在我即将离开南国书店的时候，蒲经理已经很有信心用好和管理好这套系统。我也十分开心能够运用自己所掌握的知识为一个书店分忧解难。